Vorige week kregen we een telefoontje van een ondernemer: “Mijn medewerkers sturen nog steeds documenten heen en weer via email. Kan dat niet beter?” Het antwoord is: jazeker, en het hoeft niet ingewikkeld te zijn.
De vraag die erop volgde was nog herkenbaarder: “En hoe voorkom ik dat iedereen met een andere versie werkt? Ik heb nu bestanden met namen als ‘definitief_v2_final_echt_definitief.docx’ in mijn mailbox staan.”
Het email-probleem dat iedereen herkent
Het begint allemaal zo onschuldig. Je stuurt een document naar je collega voor feedback. Die maakt wijzigingen en stuurt het terug. Ondertussen heeft je andere collega ook het origineel aangepast. Voor je het weet heb je drie verschillende versies van hetzelfde document.
En dan begint de echte ellende:
- Je mailbox loopt vol met bijlagen
- Niemand weet welke versie de actuele is
- Gevoelige informatie belandt bij verkeerde mensen
- Samenwerken wordt een frustrerende zoektocht
Gelukkig heb je de oplossing waarschijnlijk al in huis: Microsoft 365.
De drie manieren om documenten slim te delen
1. OneDrive voor jouw persoonlijke bestanden
Gebruik OneDrive voor documenten waar jij de eigenaar van bent. Concepten, persoonlijke notities, bestanden die je met specifieke mensen deelt.
Zo deel je een bestand: Open je document, klik op ‘Delen’, kies ‘Specifieke personen’. Bepaal of iemand alleen mag lezen of ook bewerken. Bij gevoelige documenten zet je een vervaldatum.
Het voordeel: jij houdt de controle, geen verrassingen.
2. SharePoint voor teambestanden
Voor bestanden waar het hele team mee werkt, gebruik je SharePoint. Het grote voordeel: iedereen werkt automatisch met dezelfde versie. Geen ‘eindversie_herzien_nu_echt_final.docx’ meer.
Maak logische mappenstructuren: beleid, sjablonen, klantdossiers. Houd het overzichtelijk en blijf consequent.
Waarom dit zo goed werkt: Wijzigingen zie je direct. Niemand hoeft meer te gissen welke versie de juiste is.
3. Teams voor projectgroepen
Werk je met een vast team aan een project? Microsoft Teams geeft elke projectgroep automatisch een eigen documentruimte. Alles bij elkaar, direct bereikbaar.
Je kunt bestanden meteen in Teams bewerken, zonder tussen apps te schakelen.
Stop vandaag nog met bijlagen
Een gouden regel die direct resultaat oplevert: stuur geen documenten meer als emailbijlage. Zet het bestand in OneDrive of SharePoint en deel de link.
Je merkt deze voordelen meteen:
- Je mailbox blijft schoon
- Iedereen ziet wijzigingen onmiddellijk
- Je kunt toegang intrekken wanneer nodig
- Geen versie-verwarring meer
Extern delen: kan veilig
Soms moet je documenten delen met klanten of leveranciers. Dat kan, maar hanteer deze regels:
- Gebruik altijd ‘Specifieke personen’, nooit ‘Iedereen met de link’
- Zet vervaldatums op gevoelige bestanden
- Schakel bewerken uit als alleen lezen voldoende is
- Overweeg gastaccounts voor vaste samenwerkingspartners
Begin restrictief
Veel bedrijven maken deze fout: alles toegankelijk maken “voor het gemak”. Doe precies het omgekeerde. Begin streng en verruim waar nodig.
Vraag jezelf bij elk document af: wie heeft dit echt nodig? En voor hoe lang?
Je kunt altijd meer toegang geven. Terughalen is een ander verhaal.
Start deze week met één stap
Kies wat voor jou haalbaar is:
- Stop met documenten via email versturen
- Zet je belangrijkste teamdocumenten in SharePoint
- Leer je collega’s hoe ze links delen in plaats van bestanden
Perfectie hoeft niet. Verbetering wel.
Loop je ergens tegenaan bij het opzetten van een goede documentstructuur? We denken graag met je mee. Bel mij op: 0646715772
Geschreven door
Rick van den Bovenkamp
IT-professional bij Clear ICT. Schrijft over cybersecurity, Microsoft 365 en moderne IT-oplossingen.
Volg op LinkedIn
