Waarom het backuppen van Office 365 belangrijker is dan je denkt.
Veel ondernemers denken dat hun gegevens automatisch veilig zijn in Office 365. “Microsoft zorgt toch wel voor backups?” is een veelgehoorde opmerking. Helaas is dit een gevaarlijke misvatting. Hoewel Microsoft zorgt voor de beschikbaarheid van hun diensten, ben jij als gebruiker verantwoordelijk voor de bescherming van jouw gegevens.
Laten we de zes grootste risico’s bekijken van onvoldoende back-ups in Office 365:
Risico 1: Menselijke fouten zijn onvermijdelijk
Iedereen maakt wel eens een fout. Een verkeerd aangeklikte knop, het per ongeluk verwijderen van belangrijke bestanden of het overschrijven van cruciale documenten, het gebeurt vaker dan je denkt. Zonder backup systeem zijn deze gegevens vaak definitief verloren.
Risico 2: Cyberaanvallen worden steeds geavanceerder
Ransomware en andere malware kunnen ook in Office 365 toeslaan. Criminelen kunnen inloggegevens stelen en vervolgens systematisch bestanden versleutelen of verwijderen. Zonder backup sta je machteloos.
Daarnaast komen phishing-aanvallen steeds vaker voor, waarbij criminelen toegang krijgen tot accounts en van daaruit schade aanrichten.
Risico 3: Ontevreden medewerkers kunnen schade aanrichten
Ontevreden of vertrekkende medewerkers kunnen bewust bestanden verwijderen of beschadigen. Dit kan uit wraak zijn of simpelweg omdat ze denken dat ze “hun” werk meenemen.
Risico 4: Synchronisatieproblemen kunnen gegevensverlies veroorzaken
OneDrive en SharePoint synchroniseren bestanden tussen verschillende apparaten. Soms gaan deze synchronisaties mis, waardoor bestanden corrupt raken of verloren gaan. Vooral bij grote mappen kunnen problemen ontstaan.
Risico 5: Microsoft’s retentiebeleid is beperkt
Microsoft bewaart verwijderde items een beperkte tijd in de prullenbak (meestal 93 dagen). Na deze periode zijn ze definitief weg. Voor e-mails in Exchange Online geldt een vergelijkbare termijn.
Dit betekent dat je slechts een beperkt venster hebt om verwijderde gegevens te herstelle en dat is vaak niet genoeg voor bedrijfskritieke informatie.
De oplossing: Een professionele back-up strategie
De risico’s zijn misshien wel duidelijk, maar gelukkig zijn er oplossingen. Een goede backup strategie voor Office 365 bestaat uit:
- Regelmatige automatische back-ups van alle Office 365 data
- Onafhankelijke opslag buiten Microsoft’s infrastructuur
- Snelle hersteloptie voor verschillende scenario’s
- Lange bewaartermijnen voor compliance en historische gegevens
Conclusie: voorkomen is beter dan genezen
Het verlies van bedrijfskritieke gegevens kan desastreuze gevolgen hebben. Van verloren klantinformatie tot compliance problemen. Investeren in een solide backup strategie is daarom niet optioneel, maar essentieel.
Wil je weten hoe jouw Office 365 omgeving beter beveiligd kan worden? Clear ICT helpt MKB-ondernemers in de Achterhoek met complete backup oplossingen en cybersecurity. Neem contact op voor een vrijblijvend gesprek over de mogelijkheden voor jouw organisatie.
Geschreven door
Rick van den Bovenkamp
IT-professional bij Clear ICT. Schrijft over cybersecurity, Microsoft 365 en moderne IT-oplossingen.
Volg op LinkedIn
