De 7 grootste SharePoint implementatiefouten die je als manager moet vermijden

Waarom SharePoint implementaties vaak tegenvallen

Je hebt de stap gezet naar SharePoint. De verwachtingen zijn hooggespannen: eindelijk een overzichtelijke documentomgeving waar je team efficiënt kan samenwerken. Maar na enkele maanden merk je dat medewerkers nog steeds documenten per e-mail versturen, niemand weet meer waar wat staat, en je SharePoint omgeving lijkt meer op een digitale rommelhok dan op de gestroomlijnde oplossing die je voor ogen had.

Herkenbaar? Je bent niet de enige. Uit onderzoek van AIIM blijkt dat 40% van de organisaties hun SharePoint implementatie als onsuccesvol beschouwt. Het probleem ligt echter zelden aan SharePoint zelf, maar aan hoe het wordt geïmplementeerd en beheerd.

Als manager in het MKB wil je dat SharePoint écht werkt voor jouw organisatie. In dit artikel deel ik de 7 grootste valkuilen die ik regelmatig tegenkom, en vooral: hoe je ze kunt voorkomen.

De 7 grootste SharePoint implementatiefouten

1. Geen duidelijke afspraken over wanneer en hoe je bibliotheken aanmaakt

De eerste weken na de SharePoint implementatie zie je het vaak gebeuren: enthousiaste medewerkers maken voor elk project een nieuwe documentbibliotheek aan. Het resultaat? Een wildgroei aan bibliotheken zonder logica.

Het probleem: Zonder duidelijke criteria ontstaat er chaos. Maak je voor elk klein project een aparte bibliotheek? Of wordt het een kanaal onder een hoofdbibliotheek ‘Projecten’? Organisaties maken vaak de fout door hun bestaande mappenstructuur één-op-één naar SharePoint te kopiëren, wat de zoekfunctionaliteit belemmert.

Hoe voorkom je dit:

• Stel vooraf heldere criteria op voor wanneer een nieuwe bibliotheek gerechtvaardigd is
• Maak onderscheid tussen grote projecten (eigen bibliotheek) en kleinere taken (kanaal binnen bestaande structuur)
• Documenteer deze afspraken en zorg dat iedereen ze kent
• Overweeg een goedkeuringsproces voor nieuwe bibliotheken

2. Onduidelijke naamgeving van bibliotheken en kanalen

Niets is frustrerender dan zoeken naar een document in een bibliotheek die ‘Diverse zaken 2024’ heet, of een kanaal met de naam ‘Project X’.

Het probleem: Zonder consistente naamgevingsregels kunnen gebruikers niet gemakkelijk navigeren. Bovendien hebben SharePoint paden een maximaal aantal karakters, waardoor te lange namen problemen veroorzaken.

Best practices voor naamgeving:

• Gebruik een vast format, bijvoorbeeld: ‘Afdeling_Project_Jaar’
• Houd namen kort maar beschrijvend
• Gebruik geen speciale tekens of spaties aan het begin/einde
• Vermijd algemene termen zoals ‘Diversen’ of ‘Overig’
• Maak een naamgevings-instructie en train je team erin

3. Geen eigenaar per bibliotheek voor inhoudsbeheer

In veel organisaties worden SharePoint bibliotheken aangemaakt, maar vergeet men iemand verantwoordelijk te maken voor de inhoud. Het resultaat: mappenstructuren die uitgroeien tot een digitale jungle.

Waarom dit cruciaal is: Content owners zijn verantwoordelijk voor het onderhouden en updaten van toegewezen contentgebieden. Zonder eigenaar wordt niemand aangesproken op de kwaliteit en organisatie van de content.

Hoe pak je dit aan:

• Wijs voor elke bibliotheek een content eigenaar aan
• Geef deze persoon duidelijke taken: mappenstructuur bewaken, verouderde content opruimen, naamgeving controleren
• Plan reviews van de bibliotheekinhoud
• Zorg dat de eigenaar de benodigde rechten heeft om aanpassingen te maken
• Documenteer wie voor welke bibliotheek verantwoordelijk is

4. Onduidelijkheid over toegangsrechten en groepsbeheer

Een van de meest voorkomende problemen: niemand weet precies wie toegang heeft tot welke bibliotheek, en hoe je rechten wijzigt.

Het probleem: Zonder een duidelijke eigenaar van de toegangsrechten ontstaan beveiligingslekken en frustratie bij gebruikers die geen toegang hebben tot benodigde documenten.

Governance voor toegangsrechten:

• Maak per bibliotheek/site één persoon groepsmanager
• Train deze managers hoe het SharePoint rechtensysteem werkt
• Pas het principe van minimale rechten toe: geef alleen toegang tot wat nodig is
• Gebruik SharePoint-groepen in plaats van individuele rechten
• Plan kwartaalse reviews van groepslidmaatschappen

5. Onvoldoende begrip van beveiliging en privacyinstellingen

Wanneer gebruik je een privé groep versus een openbare groep? Wat betekent dit voor de zichtbaarheid van kanalen? En hoe deel je veilig content met externe partners?

Veelgemaakte beveiligingsfouten:

• Te ruime rechten ‘voor het gemak’
• Onbegrip over het verschil tussen privé en openbare groepen
• Onduidelijkheid over externe deling

Beveiligingsrichtlijnen opstellen:

• Definieer wanneer je privé versus openbare groepen gebruikt
• Maak afspraken over externe deling per type content
• Wijs specifieke bibliotheken aan waar externe deling toegestaan is
• Train managers in de verschillende beveiligingsniveaus
• Implementeer regelmatige beveiligingsaudits

6. Mappenstructuur van fileserver kopiëren zonder strategie

De meest gemaakte fout: de complete mappenstructuur van je oude fileserver één-op-één overnemen in SharePoint. Deze ‘lift and shift’ aanpak leidt tot gebruikersproblemen.

Waarom dit niet werkt:

• SharePoint werkt anders dan een traditionele fileserver
• Diepe mappenstructuren belemmeren gebruiksgemak
• Mappen zouden maximaal 1-2 niveaus diep moeten zijn

Betere aanpak voor migratie:

• Gebruik je oude fileserverstructuur als basis, niet als blauwdruk
• Maak logische bibliotheken per werkgebied of projecttype
• Test de nieuwe structuur eerst met een pilotgroep

7. SharePoint zien als complete fileserver vervanging

Niet alle data hoort thuis in SharePoint. Sommige bestanden en gegevens zijn beter op hun plaats op een traditionele fileserver.

Wat past niet goed in SharePoint:

• Software installatiepakketten en grote binaire bestanden
• Zeer grote mediabestanden (zonder specifieke workflows)

Hybride strategie ontwikkelen:

• Bepaal welke content wel en niet naar SharePoint moet
• Houd je fileserver voor specifieke datatypen
• Maak duidelijke afspraken over wat waar thuishoort
• Train gebruikers in het onderscheid
• Documenteer je informatiearchitectuur

SharePoint succesvol implementeren in jouw MKB-organisatie

Een succesvolle SharePoint implementatie draait om meer dan alleen techniek. Het gaat om heldere afspraken, duidelijke verantwoordelijkheden en continue aandacht voor adoptie en beheer.

Door deze acht valkuilen te vermijden, leg je de basis voor een SharePoint omgeving die écht werkt voor jouw organisatie. Medewerkers weten waar ze documenten kunnen vinden, er is duidelijkheid over wie waarvoor verantwoordelijk is, en je hebt controle over de beveiliging van je bedrijfsinformatie.

Wil je hulp bij het opzetten van een goed gestructureerde SharePoint omgeving? Bij Clear ICT begeleiden we MKB-ondernemers in de Achterhoek bij het succesvol implementeren van SharePoint. Van governance-opzet tot gebruikerstraining - wij zorgen ervoor dat jouw SharePoint implementatie wel slaagt.

Neem contact op voor een vrijblijvend adviesgesprek over jouw SharePoint-uitdagingen.